TL;DR
ROP (Reorder Point) adalah jumlah stok minimum yang menjadi sinyal kapan pemesanan ulang harus dilakukan agar stok tidak habis sebelum pesanan berikutnya tiba. Dihitung dengan rumus: ROP = (lead time × rata-rata permintaan harian) + safety stock. Metode ini banyak dipakai di apotek dan instalasi farmasi untuk mencegah kekosongan obat sekaligus menghindari penumpukan stok yang berujung pada obat kedaluwarsa.
Stok amoxicillin di apotek menyentuh angka nol sementara pesanan dari PBF belum juga tiba. Atau sebaliknya: gudang penuh obat yang tak laku dan mendekati tanggal kedaluwarsa. Kedua situasi ini sama-sama merugikan, dan keduanya bisa diantisipasi dengan satu metode sederhana: Reorder Point (ROP). Artikel ini membahas apa itu ROP, komponen yang membentuknya, cara menghitungnya, dan kapan angkanya perlu diperbarui.
Apa Itu ROP dalam Manajemen Persediaan?
ROP, atau reorder point, adalah titik jumlah stok tertentu yang menjadi sinyal bahwa pemesanan ulang harus segera dilakukan. Bukan berarti stok sudah habis, melainkan sudah mencapai batas minimum yang aman untuk memulai proses pengadaan, sehingga barang baru tiba tepat sebelum stok kosong.
Dalam manajemen persediaan obat, ROP menjawab satu pertanyaan praktis: kapan tepatnya apotek atau instalasi farmasi harus memesan lagi? Tanpa angka yang jelas, keputusan sering dibuat berdasarkan kebiasaan atau perkiraan, yang rentan menghasilkan dua masalah berbeda: kehabisan stok (stockout) atau penumpukan berlebihan yang meningkatkan risiko obat kedaluwarsa.
Penerapan ROP di apotek sudah banyak diteliti. Studi yang diterbitkan di jurnal Pharmacon UNSRAT menunjukkan bahwa titik pemesanan ulang untuk 24 jenis obat kelompok A di satu apotek bervariasi antara 13 hingga 383 unit, tergantung pola pemakaian masing-masing obat.
Tiga Komponen yang Menentukan Nilai ROP
Nilai ROP dihitung dari tiga komponen. Ketiganya harus diketahui sebelum rumus bisa dipakai.
Lead Time (Waktu Tunggu)
Lead time adalah jeda waktu antara pemesanan dilakukan hingga barang tiba di gudang. Untuk apotek yang memesan dari PBF, lead time biasanya berkisar 1 hingga 3 hari kerja, tapi bisa lebih panjang untuk item tertentu atau saat ada gangguan distribusi.
Rata-Rata Permintaan Harian
Ini adalah jumlah rata-rata unit yang digunakan atau terjual setiap hari. Dihitung dari data historis penjualan atau pemakaian, idealnya selama minimal tiga bulan terakhir agar angkanya representatif dan tidak terpengaruh oleh lonjakan permintaan musiman.
Safety Stock (Stok Pengaman)
Safety stock adalah stok cadangan untuk menghadapi dua situasi tak terduga: permintaan yang tiba-tiba melonjak melebihi rata-rata, atau keterlambatan pengiriman dari pemasok. Rumus dasarnya:
Safety stock = (Permintaan harian tertinggi × lead time terlama) – (Rata-rata permintaan harian × Rata-rata lead time)
Apotek yang belum memiliki data historis lengkap bisa menggunakan estimasi konservatif, misalnya menetapkan safety stock sebesar 10 hingga 20 persen dari kebutuhan selama lead time.
Baca juga: SIPAFI Kabupaten Timor Tengah Utara: Wajah Baru Digitalisasi Tenaga Farmasi di Beranda Negara
Rumus ROP dan Contoh Perhitungannya di Apotek
Setelah mengetahui ketiga komponen di atas, rumus ROP adalah:
ROP = (Lead time × rata-rata permintaan harian) + safety stock
Berikut contoh perhitungannya. Sebuah apotek rata-rata menggunakan 15 tablet amoxicillin 500 mg per hari. Lead time dari PBF biasanya 2 hari, tapi pernah molor hingga 4 hari. Permintaan tertinggi pernah mencapai 25 tablet per hari.
| Parameter | Nilai | Keterangan |
|---|---|---|
| Permintaan harian rata-rata | 15 tablet/hari | Data historis apotek |
| Permintaan harian tertinggi | 25 tablet/hari | Hari puncak |
| Lead time rata-rata | 2 hari | Pengiriman normal PBF |
| Lead time terlama | 4 hari | Pernah terlambat |
| Safety stock = (25 × 4) – (15 × 2) | 70 tablet | Stok pengaman |
| ROP = (15 × 2) + 70 | 100 tablet | Titik pemesanan ulang |
Dari contoh di atas, saat stok amoxicillin di apotek tersisa 100 tablet, pemesanan ulang ke PBF harus segera dilakukan. Dengan begitu, obat tidak akan kehabisan sebelum kiriman berikutnya tiba, bahkan dalam skenario pengiriman paling terlambat sekalipun.
Manfaat ROP untuk Apotek dan Instalasi Farmasi
Di apotek dan rumah sakit, kehabisan stok obat bukan sekadar masalah operasional. Pasien yang membutuhkan obat tertentu bisa langsung terdampak. ROP membantu mencegah dua kondisi bermasalah sekaligus: stockout dan penumpukan stok yang mendekati kedaluwarsa.
Beberapa manfaat konkret penerapan ROP di fasilitas kefarmasian:
- Menghindari kehabisan obat yang rutin diresepkan
- Mencegah penumpukan obat yang mendekati tanggal kedaluwarsa
- Mengefisienkan anggaran pengadaan dengan pemesanan yang lebih terencana
- Membantu memenuhi standar pengelolaan perbekalan farmasi sesuai Permenkes No. 72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit
Penelitian yang diterbitkan di Jurnal Manajemen dan Administrasi Rumah Sakit Indonesia membuktikan bahwa implementasi ROP di instalasi farmasi rumah sakit efektif mengendalikan stok obat dan mengurangi pembelian mendadak (cito) yang biasanya lebih mahal dan tidak terencana.
Baca juga: SIP Adalah Singkatan dari Surat Izin Praktik: Panduan untuk Tenaga Kefarmasian
Kapan Nilai ROP Perlu Dihitung Ulang
ROP yang dihitung bulan ini belum tentu relevan enam bulan ke depan. Ada beberapa kondisi yang mengharuskan perhitungan diulang:
- Pola permintaan berubah, misalnya karena musim penyakit tertentu atau perubahan formularium apotek
- Lead time dari pemasok berubah karena pergantian PBF atau kondisi distribusi
- Manajemen memutuskan perubahan kebijakan stok minimum
Untuk apotek kecil dengan puluhan jenis obat, menghitung ROP secara manual dengan spreadsheet sudah cukup. Instalasi farmasi rumah sakit yang mengelola ratusan item biasanya menggunakan sistem informasi manajemen yang mengotomatiskan notifikasi ketika stok mendekati nilai ROP. Penelitian tentang sistem informasi apotek berbasis metode ROP menunjukkan bahwa notifikasi digital membantu staf apotek merespons kondisi stok kritis tanpa harus memantau sistem secara manual setiap saat.
ROP bukan formula ajaib yang menghilangkan semua risiko kehabisan stok, tapi tanpa angka ini, keputusan pengadaan obat di apotek menjadi tebak-tebakan. Dengan menghitung ROP tiap jenis obat secara berkala dan memperbarui nilainya sesuai perubahan pola permintaan, apotek bisa bergerak lebih proaktif: memesan sebelum terpaksa, bukan setelah stok sudah kosong.
